Делегування повноважень

Залежно від того, наскільки раціонально і правильно менеджер може делегувати повноваження своїм працівникам, можна оцінити його як хорошого або поганого керівника.

Важливість делегування повноважень

Давайте розберемося, для чого потрібен цей процес і чи дійсно він так важливий.

• По-перше, для ефективного розвитку бізнесу керівник повинен концентрувати свою увагу на основних деталях різних проектів, не звертаючись до подробиць. Педантичний підхід до контролю, бажання управляти всім і знати все веде до надмірної втрати часу. За всім устежити неможливо. Жоден менеджер не зможе виконувати всю роботу на самоті. Виникає логічне запитання, навіщо йому тоді підлеглі, які не можуть «розвантажити» начальника. Відповідь очевидна.
• По-друге, делегування завдань молодим співробітникам дозволяє навчити перспективний персонал, і створити свого роду кадровий резерв з юних талантів.
• По-третє, передача управлінських повноважень деяким співробітникам може виступати свого роду психологічним індикатором неформальних відносин в колективі. Мудрий менеджер простежить, наскільки ефективно виконують свої обов`язки ті чи інші робочі групи, а також оцінить, на що здатний співробітник, якому було доручено вирішення певної задачі.
• По-четверте, ефективне делегування має на увазі, що співробітник впорається із завданням краще, ніж керівник. Самодостатній керуючий повинен чудово розуміти, що його завдання - розподілити роботу, яку підлеглі зроблять якісніше, ніж, якби він сам взявся за її виконання. Заохочення такої філософії в колективі благотворно впливає на продуктивність праці. Очима працівника це виглядає як довіра з боку начальника. Якщо розглядати делегування як один з методів нематеріальної мотивації співробітників, то виявиться, що це чудовий метод підвищення лояльності до керівництва.

Крім того, з огляду на той факт, що найчастіше співробітники з більш низьких ешелонів бачать проблеми компанії більш тверезо і свіжо, делегування повноважень в управлінні будь-якими проектами може значно поліпшити ефективність вирішення тих чи інших завдань бізнесу.

Між термінами «управління» і «делегування» потрібно поставити знак «дорівнює». До тих пір, поки менеджер не зрозуміє сутність делегування повноважень, він буде залишатися звичайним виконавцем, який не знатиме, за яку роботу братися.

Як правильно делегувати повноваження

З огляду на той факт, що далеко не кожен підлеглий може впоратися з поставленим йому завданням, до вибору делегата потрібно підійти ретельно. Така людина повинна володіти певним набором якостей, які дозволять йому ефективно реалізувати те, що йому доручив менеджер.

В першу чергу, до них відноситься мінімально необхідний рівень кваліфікації, який дав би можливість виконавцю вирішити задачу ефективно і в чітко поставлені тимчасові рамки.

По-друге, керівник повинен бути впевнений, що підлеглий вже займався подібними проектами. Не варто навантажувати новачка складними завданнями. Дайте йому більш досвідченого помічника.

По-третє, орієнтуйтеся на зайнятість того чи іншого підлеглого. «Завалений» роботою людина просто не зможе якісно і в строк досягти всіх поставлених цілей.

Звертайте увагу на такі якості, як стресостійкість і працездатність. Дуже важливо, щоб співробітник психологічно був готовий до подібних завдань. Крім того, пам`ятайте, що найкращий вибір - це зацікавлений підлеглий, який буде захоплений виконанням вашого завдання.

Відео: Анекдот про делегування повноважень

Також, якщо ви працюєте в крупній компанії, то можете завжди залучити колег з інших відділів на взаємовигідних умовах.

Основні принципи делегування

Після того, як ви вибрали делегата, потрібно приступати до безпосереднього процесу передачі повноважень. Для більшої ефективності потрібно дотримуватися таких основних правил делегування.

Перше правило полягає в тому, що починати потрібно з вказівки кінцевого результату. Розуміння співробітником того, заради чого він буде працювати, зарядить його ентузіазмом і бажанням діяти максимально ефективно. Постарайтеся гармонійно об`єднати цілі компанії з потребами даного конкретного співробітника. Так ви зможете домогтися гарного результату.

Друге правило полягає в чіткому визначенні рамок, в яких буде діяти ваш колега. Найчастіше дуже багато проблем відбувається якраз через те, що співробітник і керівник не погодили процедуру виконання завдання, межі відповідальності, терміни виконання і графік реалізації проекту.

Існує 5 основних рівнів, в яких підлеглий може проявляти ініціативу в тій чи іншій мірі:

• Перший рівень працює за принципом «чекайте вказівок». Співробітникові надається мінімум творчих можливостей для виконання завдання. В такому форматі делегування немає необхідності контролювати терміни та обсяги виконання роботи.
• Другий рівень передбачає, що працівникам дають деяку свободу вибору тимчасових рамок для досягнення результату, але їх дії при цьому жорстко контролюються керівництвом. Є можливість обговорювати з менеджером варіанти виконання завдання, але кінцеве рішення приймає керівник.
• Третій рівень передбачає принцип «отримаєте рекомендації, і за роботу». Виконавцям надана певна свобода вибору термінів і методів виконання завдання.
• Четвертий рівень дає можливість співробітникам самим вирішити, як реалізовувати той чи інший проект, але при цьому обов`язковим умови є стабільна звітність про свої дії керівника, щоб він міг переконатися в правильності обраного напрямку.
• П`ятий рівень передбачає повну свободу дій, яка обмежується лише плановим контролем з боку менеджера. Даний вид передачі повноважень дозволяє працівнику максимально реалізувати свій творчий потенціал.

Кожен менеджер повинен мати чітке уявлення, в якому форматі він збирається делегувати завдання підлеглим.

Третє правило передачі повноважень свідчить, що, для ефективного виконання поставлених завдань необхідно обговорити всі питання безпосередньо з працівником. Нехай він сам скаже, в які терміни він готовий вкластися і які він бачить шляхи досягнення поставленої мети. При такому підході не варто нав`язувати людині вже нібито прийнятий варіант реалізації проекту. Спілкування має відбуватися у форматі співпраці, а не управління і підпорядкування.

Довірчий клімат між менеджером і працівником може зіграти на руку всім, оскільки в процесі спілкування можуть «вилізти» цікаві варіанти вирішення тих чи інших завдань. При цьому потрібно все ж надавати деяку самостійність співробітнику. Якщо працівник постійно «смикає» начальника по дрібним питань, втрачається весь сенс делегування.

Четверте правило делегування повноважень і відповідальності полягає в передачі прав співробітникам без ризику зловживання службовим становищем. Оцініть самостійно, які повноваження потрібні для виконання того чи іншого завдання, а які будуть зайвими. Фільтр інформацію, яка може надійти до підлеглих. Вибирайте тільки ту, яка дійсно потрібна для реалізації потреб проекту. Покажіть колегам відповідальність, яку вони нестимуть перед вами в разі невиконання проміжних етапів завдання.

Відео: Радислав Гандапас "Теорія ближнього кола" ч 4

П`ятий принцип делегування говорить, що краще за все доручати виконання завдання співробітникам нижчого ешелону з оглядкою на можливість виконання такого. Через те, що менеджери бачать проблему широко, не вникаючи в деталі, може бути витрачена сила-силенна часу на збір додаткової уточнюючої інформації. У той же час нижчі співробітники, безпосередньо пов`язані з тим чи іншим явищем, можуть запропонувати набагато більш ефективні варіанти вирішення поставлених завдань.

Шосте правило делегування полягає у всілякому наданні підтримки виконавцям з боку лінійного керівника. Працівник, на якого поклали нові для нього обов`язки, будучи впевненим, що його не кинули з проблемою один на один, буде виконувати свої обов`язки набагато ефективніше.

Дотримуючись сьомого принципом, вам слід чітко озвучити всім колегам, кому і які повноваження ви передаєте. Якщо ви помітите хоч які-небудь ознаки небажання підкорятися новому тимчасовому керівникові або прояви моббінга, повторіть своє розпорядження ще раз, щоб це усвідомили всі одноголосно.

Виходячи з восьмого принципу, керівник повинен делегувати свої повноваження поступово. Крім того, не потрібно віддавати підлеглим тільки нецікаву рутинну роботу. Діліться і тими завданнями, які вимагають творчого підходу. Якщо ваші підлеглі зрозуміють, що ви віддаєте їм тільки «чорнову» роботу, вони втратять будь-який інтерес до неї, і впаде продуктивність їх праці.

Дев`яте правило полягає в тому, щоб припиняти будь-які спроби повернення повноважень. Ваші підлеглі повинні звикнути до думки, що необхідно вміти вирішувати завдання оперативно і без участі керівника. Вам слід зрозуміти, що команда повинна складатися з професійних виконавців, а не з «сліпих кошенят». Наполегливо і щиро пояснюйте, чому ви даєте те чи інше завдання, надаючи працівникам поле для прояву власної ініціативи. Поясніть тим, хто хоче вислизнути від роботи, що завдання потрібні для підвищення кваліфікації самого працівника.

Останнє правило грунтується на тому, щоб якісно мотивувати співробітника на досягнення кінцевого результату. Незалежно від того, як ви збираєтеся винагородити працівника (матеріально чи морально), скажіть про те, який внесок він внесе в розвиток спільного бізнесу.

Якщо ви будете дотримуватися цих десяти принципів в процесі делегування своїх повноважень, то в більшості випадків у вас не виникне ситуацій, коли доведеться «латати дірки» за поганим виконавцем. Пам`ятайте, що багато проблем виникають через непорозуміння працівником того, що йому конкретно потрібно зробити.

Основні помилки при передачі повноважень

Невміння пояснювати, чого ви хочете домогтися, може стати серйозною перешкодою на шляху до взаєморозуміння. Якщо вам здалося, що ви розклали все по поличках, то це зовсім не означає, що ваш підопічний вас зрозумів. Під час діалогу намагайтеся частіше ставити питання про те, чи достатньо зрозуміло ви викладаєте свої думки.

В теорії управління є поняття фіктивного делегування повноважень і відповідальності, коли менеджер намагається передати працівникові ті повноваження, якими той і так володіє. Подібні кроки можуть значно підірвати ваш авторитет серед підлеглих.

Також ви можете помилитися при виборі особи, якій делегіруете повноваження. В такому випадку вам потрібно навчитися проводити більш детальний аналіз здібностей і властивостей характеру людини перед тим, як дати йому шматочок своєї влади.

Не варто виявляти нестриманість і бурчати на підлеглих. Конструктивна критика не завадить, але в цілому зберігайте спокій і позитив.

Якщо ви делегіруете повноваження не одній людині, а групі, то слід відразу ж виділити межі відповідальності кожного з них. Проект, в якому ніхто ні за що не відповідає, приречений в більшості випадків на провал.

Не бійтеся визнати перед колегами, що в чомусь вони, можливо, розбираються краще вас. Це ніяк не опустить вас в їхніх очах. Навпаки, якщо ви спробуєте зробити щось, чого не знаєте, своїми силами і провалитеся, тоді ваш авторитет може бути підірваний.

Пам`ятайте, що не варто делегувати більшу частину ваших повноважень, оскільки це може привести до непередбачених проблем. Залишайтеся головним, при цьому по можливості контролюючи роботу підлеглих.

Які повноваження не варто делегувати

• По-перше, не віддавайте в чужі руки генеральне планування. Ви можете з колегами обговорювати деякі деталі, але план затверджуйте самостійно, оскільки відповідальність за нього лежить виключно на вас.
• По-друге, всі питання, що стосуються найму та звільнення персоналу також повинні вирішуватися керівником. Демократичний менеджер може порадитися з колегами з тих чи інших кадрових питань, але рішення приймати зобов`язаний авторитарно.
• По-третє, якщо від імені компанії і колективу ви хочете висловити подяку співробітнику, то потрібно робити це собственнолічно.
• Термінові, конфіденційні, ризикові і особливо важливі справи залишайте теж собі.

Ефективне делегування повноважень в управлінні грунтується на всіх перерахованих вище постулатах. Не варто розглядати його, як спосіб зняти з себе відповідальність або позбутися від «брудної» роботи. Делегування повноважень означає адекватний розподіл завдань між членами колективу з метою підвищення ефективності праці в цілому. Цей інструмент дозволяє керівнику зосередитися на роботі, яка є стратегічно важливою для бізнесу, при цьому, не розсіюючи увагу на другорядні завдання.