Принципи організації часу

Психологія особистості. Принципи організації часу

Прагнення встигнути безліч справ в обмежений час іноді призводить до того, що, занурюючись в якесь одне діло або область, студенти забувають про інших не менш важливих сторонах життя, «запускають» їх.

Інша поширена утруднення пов`язано з відчуттям, що час витрачається даремно, неефективно. У зв`язку з цим проблема гармонійної організації часу стає для багатьох дуже актуальною.

Тут представлені сім принципів гармонійної організації часу.

1. Визначення зон особистої відповідальності

Як зазначає фахівець по тайм менеджменту Д. Аллен, щоб навчитися ефективно організовувати час необхідно чітко уявляти, в чому саме полягає наша діяльність і якими є наші обов`язки (як по відношенню до самого себе, так і по відношенню до інших людей).

Наші поточні обов`язки і справи можна розподілити по зонах відповідальності. Це основні сфери, в яких ми хочемо досягти результатів або задовольнити поставлені вимоги (це можуть бути конкретні навчальні предмети, відносини з окремими людьми або з групою людей, окремі сторони нашої професійної діяльності та ін.).

Перерахування та запис всіх зон нашої відповідальності в реальній життєвій ситуації дозволяє нам зрадити хаотичного потоку щоденних справ певну структуру. Крім того, ми можемо в будь-який момент повернутися до складеного нами списку та впевнитися, що не забули про якоїсь важливої для нас сторону життя.

2. Використання зовнішніх коштів організації діяльності

Психологам давно відомо, що для організації складної діяльності, що складається з безлічі кроків, дуже ефективним є використання зовнішніх коштів: перед тим, як приступити до самої діяльності корисно створити якийсь об`єкт або стимул, що нагадує нам про дії, які нам необхідно зробити і про їх послідовності .

Якщо зовнішній об`єкт буде нагадувати нам про дії, які нам необхідно виконати, у нас зникне необхідність турбуватися про те, що ми могли забути щось важливе.

Принцип включення в діяльність зовнішніх коштів може бути ефективно використаний і для організації виконання повсякденних справ. Такими засобами, що нагадують про що стоять перед нами завдання, можуть бути: спеціальні комп`ютерні програми, складені нами списки справ, будильники, таймери, нагадувач, плани вирішення певної задачі і ін.

Одним з найбільш поширених способів організації повсякденної діяльності є регулярне складання списку завдань на певний період часу. Складання таких списків допомагає нам більш ефективно справлятися з поточними обов`язками, не упускаючи нічого важливого.

Проте краще не просто записувати поточні справи і завдання, а організовувати їх в певну структуру. Спеціаліст по тайм-менджменту Стівен Кові пропонує класифікувати поточні завдання за двома ознаками: терміновість і важливість.

Така класифікація дозволяє виділити чотири типи поставлених перед нами завдань:

1. Важливі і термінові завдання. Це завдання, які необхідно виконати в першу чергу.

2. Важливі, але нетермінові завдання. Це завдання, пов`язані з довгостроковими проектами, які не вимагають негайного завершення. Однак, тим більше часу ми приділяємо важливим, але нетермінових справах, тим менше у нас з`являється термінових справ, що вимагають негайного виконання.

3. Кепські, але термінові завдання. Це завдання, які необхідно виконувати в строк, для того, щоб вивільнити час і сили для важливих завдань.

4. Кепські і нетермінові завдання. Це те, що забирає наш час, і заважає нам ефективно працювати.

3. Поведінка, яке визначається нашим внутрішнім наміром

Згідно психологічним дослідженням, нашу поведінку може бути пов`язано як з дією зовнішніх об`єктів або обставин, так і з нашим власним внутрішнім наміром.

У першому випадку ми реагуємо на щось, що з`являється в полі нашої уваги з - поза (на вчинки і слова оточуючих людей, на помічений об`єкт, на що пред`являється до нас з боку суспільства вимога і ін.), А в другому випадку ми виходимо з нашої власної, внутрішньої мети.

Ці два види поведінки можна описати за допомогою наступної метафори: покупець у великому супермаркеті може або цілеспрямовано шукати потрібну йому річ, або ходити по магазину, досліджуючи виставлені на продаж товари, але не маючи певної мети.

Ці способи поведінки є взаємозалежними: тим краще ми усвідомлюємо наші власні бажання, цілі і пріоритети, тим в меншій мірі ми схильні до впливу зовнішніх стимулів.

Уміння діяти виходячи з внутрішніх намірів, не піддаватися впливу відволікаючих чинників, необхідно для того, щоб ефективно працювати і домагатися власних цілей.

4. Завершення розпочатих справ

У психології відомий так званий ефект незавершеної дії. Він полягає в тому, що ми відчуваємо потребу завершувати розпочату нами діяльність, а незавершені дії або наміри можуть викликати дискомфорт, напруга або тривогу. Тому якщо у нас накопичуються справи, завдання або ідеї, які ми не реалізуємо, відкладаємо на потім або забуваємо, то це негативно позначається на нашому внутрішньому стані в цілому.

У зв`язку з цим, важливою особливістю організованого людини є наполегливе прагнення до завершення всіх розпочатих справ і намірів в незалежності від зовнішніх обставин. Це якість важливо для всіх областей життя: навчання, професійної діяльності, відносин з іншими людьми, хобі, здоров`я, побуту і т.д.

5. Стан «тут і зараз»

Те, наскільки ефективно ми можемо працювати залежить від нашого внутрішнього емоційного стану. Найефективніше ми справляємося з поточними справами, коли ми знаходимося в стані «тут і зараз». Цей стан характеризується повною включеністю зараз життя, зосередженістю на пережитому досвіді, концентрацією уваги.

Подібний стан може мати людина яка знає, що сьогодні перший день відпустки, що у нього немає необхідності поспішати, і він може повністю зануритися в те, що відбувається тут і зараз.

Зосередженість на теперішньому моменті часу дозволяє звільнитися від тривоги за майбутнє, включитися в реальні відносини і робити їх найбільш уважно і ефективно.

6. Планування діяльності виходячи з отриманого результату

Зазвичай люди планують рішення поставленої перед ними завдання, виходячи з того, що вони знаходяться на самому початковому етапі своєї діяльності. Перебуваючи в цій початковій точці, вони визначають необхідні кроки для просування до необхідного результату. Такий підхід часто заважає подумки охопити процес вирішення завдання цілком, і в цьому випадку, реалізація розробленого плану часто наштовхується на непередбачені перешкоди і зупиняється.

Інший підхід до планування досягнення бажаної мети полягає в тому, щоб подумки перенестися в ситуацію бажаного майбутнього, в якому поставлена мета вже досягнута, і визначати необхідні кроки, виходячи зі сформованого образу бажаного результату. Це дозволяє підійти до вирішення поставленого завдання більш творчим чином і гнучко долати перешкоди, що виникають.

7. Творчий і усвідомлений підхід до виконання завдань

Людині властиво виконувати свою роботу звичним, загальноприйнятим чином. Влада звички над нами величезна. Пошук і розробка індивідуальних способів виконання роботи і відмова від прийнятих способів вимагає окремого зусилля: перед тим, як приступити до виконання поставленого завдання необхідно визначити для себе оптимальну спосіб її виконання, що вимагає від нас менше часу і сил.

Однак усвідомлений і творчий підхід до своєї роботи дозволяє виконувати її набагато ефективніше і швидше, ніж якби ми виконували її звичним для нас чином.

Тим більше складною і творчою є наша робота, ніж важливіше віддавати собі звіт в тому, яким чином ми її робимо і шукати способи зробити виконання цієї роботи більш швидким і ефективним.

Поділися в соціальних мережах:

Схожі