Планування в діяльності менеджера

Менеджер без планування - це як човен без вітрила. Чи далеко упливешь на веслах? Це очевидно для будь-якого керівника, але процес планування часом мирно співіснує з бардаком у справах і колективі. Чому так виходить? І як змусити бога хаосу танцювати під свою дудку?

Витратив півгодини, розписав плани. Залишив папірець зі списком справ брухту. Попросив дружину продиктувати написане по телефону. На читання новин не залишилося часу. Зустріч затяглася, значить, підготовка звіту відкладається на завтра. О, робота пішла! Ну ось, не міг він в інший час зайти. Тепер вже немає ні сил, які не бажання. Піду покурю. Ой, я ж обіцяв надіслати документи! Уже не встигаю. Гаразд, завтра. Треба тільки плани на наступний день скласти.

Якщо складання планів менеджером не вирішує ті проблеми, які воно покликане вирішувати, значить або плани складаються неефективно, або треба більше старатися дотримуватися плану. Якщо план неефективний, його слід удосконалювати, адже планування вимагає часу, а час - валюта, конвертована в інші блага. Іншими словами, планувати слід або добре, або дуже добре.

Почнемо з головного. Перш, ніж запланувати дію, варто переконатися, що воно покликане вирішити якусь проблему. Якщо дія не є ніякої мети, то зусилля будуть витрачені даремно. Тому, плануючи дії, необхідно чітко уявляти собі цілі, яких менеджер має намір досягти в даний період, і складати плани виходячи з них. Хорошим прикладом поганого планування роботи менеджера може послужити кар`єра білки в колесі. Вона витрачає зусилля, намагається з усіх сил, і результат видно, колесо адже крутиться. Але ефективність цих трудовитрат нульова. Звичайно, підприємливий чоловік запропонує продавати енергію руху колеса і таким чином монетизувати процес. Але займатися цим буде вже не білка, а її конкурент, тому що білка зайнята і їй ніколи - вона крутить. Так ось, щоб не повторити її долю, слід пам`ятати, що плани повинні служити стратегії, тому спочатку плануємо мети, а потім дії.

Плани повинні бути здійсненні і відчутні. Запланувати нездійсненне завдання - значить втратити час. Крім того, занадто завищена планка змусить менеджера влаштувати саботаж самому собі і таким чином відсунути ці плани на невизначений час. Виконання кожного пункту плану має згодом приносити результат, який можна описати словами або навіть помацати. Видимість майбутнього результату потрібна не тільки для правильної постановки завдання, але і для мотивації - доведено, що людям подобається виконувати ту роботу, яка гарантує швидкий видимий результат. Не вірите? Ідіть колоти дрова!

Плани необхідно ранжувати за ступенем важливості і в першу чергу виконувати найбільш важливі пункти (читайте «Матриця пріоритетів Ейзенхауера»). Баланс вартості овчинки і вичинки ніхто не відміняв, тому не варто концентрувати зусилля на виконання тих пунктів, які принесуть мінімум користі, на шкоду більш продуктивним діям (читайте «Закон Парето або правило 80/20»).

При плануванні діяльності менеджер в обов`язковому порядку повинен записувати свої плани, а для особливо важливих пунктів ставити нагадування в органайзері телефону або ПК. Часто люди лінуються шукати ручку, шукати останню списану сторінку блокнота, сподіваються на свою пам`ять або на те, що колеги не дадуть забути. Наче у менеджера, який говорить «Я запам`ятаю», ніколи не траплялися наради, переговори або мозкові штурми, після яких ненароком замислюєшся над тим як поліпшити пам`ять, адже власний рік народження згадується насилу, а все, що не пов`язане з предметом обговорення, здається дрібним і незначним.

Відео: Планування роботи менеджера

Кожен менеджер повинен пам`ятати, що планувати слід не тільки дії, а й час їх виконання. Часто час витрачається даремно через те, що розмова перейшла на абстрактні теми, і телефонний дзвінок або нараду затягнулося. Щоб утриматися в рамках плану, на початку розмови слід попередити співрозмовника про кількість часу па бесіду і окреслити коло обговорюваних тем.

При складанні планів враховуйте зміни працездатності, і найскладніші справи залишайте на період підвищеної активності (це ніяк не суперечить тому, про що ми говорили вище - спочатку важливі і вигідні справи). В цей час бажано встановити неприйомні години, щоб попрацювати з максимальною ефективністю. Враховуйте також годинник зниження працездатності. Наприклад, для багатьох працівників таким є післяобідній час. На цей період можна запланувати виконання технічних завдань, які потребують високої концентрації уваги або навіть короткий денний сон.

Якщо плани записуються, але не виконуються через безвідповідальність менеджера, то частково вирішити проблему допоможе обговорення планів з оточуючими. Після такої декларації намірів не виконати їх буде соромно. Це спосіб обдурити себе для тих, у кого совість здатна постояти за почуття відповідальності.

Дивно, але з дитинства людину вчать чому завгодно крім стратегічно важливих речей. У жодній школі людина не дізнається, як змусити гроші працювати на себе, як самостійно розпоряджатися своїми ресурсами - талантом, знаннями, часом, вольовими якостями. Прийнято вважати, що основа успішності людини закладається в школі, хоча очевидно, що середня освіта в першу чергу сприяє забивання шаблонів в волелюбні голови, а про реалізацію творчого потенціалу мова не йде. «Роби як все», або ж «роби краще за всіх, але в схваленому нами напрямку» - такий посил «звучить» в словах будь-якого педагога.

Відео: Особливості роботи менеджера проекту

Ймовірно, країні потрібні виконавці, а хто хоче бути ефективним, він умів планувати свою роботу менеджером, повинен сам вчитися управляти своїм часом і своїми ресурсами. Тому така важлива тема як грамотне планування залишається за бортом процесу навчання до тих пір, поки людина не прийде до того, що з цим бардаком необхідно щось робити.

А коли починає освоювати ази організації свого часу, виявляється, що процес є ефективним лише за умови підключення вольових якостей. Тому в якийсь момент може здатися, що планування - це ще один спосіб ускладнити собі життя. І лише після того, як дотримання плану стане звичкою, менеджер зможе оцінити легкість і приємність, що відбувається.

Поради з планування для менеджерів від власників бізнесу

Катерина Кочерва, власниця весільного агентства «Катерина»:

«Неможливо успішно займатися бізнесом без планування. У своєму бізнес-проект я спочатку ставлю мету, потім пишу план по її досягненню. Є основний план, що складається з цілей, а є план дій, який допомагає досягати цих цілей.

Менеджеру планування діяльності та робочого часу допомагає уникнути безладу. Якщо не планувати, то твориться хаос і незрозуміло, за що хапатися. В нашій команді не один я такий. До слова, ми для себе розробили якусь подобу таск-менеджера. Можливо, вдосконалюємо його і випустимо в світ.»

Відео: Діяльність менеджера Функції, ролі, компетенції

Володимир Здрок, власник інтернет-магазину текстилю «Textiles Shop»

«Я завжди будую плани на місяць, але, як правило, половина з них не виконується через відсутність часу або можливості. В блокнот плани не записую, так як вони можуть змінитися буквально за годину. Я займався юридичною практикою, в цьому бізнесі без планування ніяк. А якщо говорити про інтернет-магазині текстилю, то планувати можна, але список планів зазвичай не має нічого спільного з тим, що буде відбуватися в цей відрізок часу на самому діда. А відбуватися буде те, що підкаже інтуїція, а не те, що я напишу раніше в блокноті. В обов`язковому порядку записую тільки відвантаження товару, щоб ввечері перевірити.»